「予算はこのくらい、時期はこのあたり」。先に枠が決まっているご相談は珍しくありません。このとき取りうる方法は、機能を削ることだけではありません。
実際に伺った話
「まず受注から」と決めたことで、話が具体的になった
- 受注・請求・出荷・原料と、困りごとは複数あった
- 全部を一度に、という話から始まったが、範囲が広く決まらなかった
- いちばん詰まっている受注に絞ったことで、必要なものが見えた
- 残りは、動かしながら順番を決めていく形にした
削るのではなく、順番を決める
同じ予算を、どう使いますか？
- 薄く広げる 受発注も在庫も原価も少しずつ どれも実務では使えず、結局これまでのやり方が並行して残ります。
- ひとつを深く いちばん困っている業務を、使える形まで ひとつ動けば業務が実際に変わり、次に効くものが見えてきます。
「使える形まで」とは、どこまでか
ここが曖昧だと、結局は薄く広げたのと同じことになります。目安はこれまでのやり方を止められるかです。
| 途中で止まった状態 | 使える形 | |
|---|---|---|
| 入力 | 一部は新システム、一部はExcel | その業務の入力が一本化されている |
| 出力 | 必要な帳票が出ない | 実務で使う帳票が出る |
| 例外 | イレギュラーは手作業 | よくある例外は処理できる |
| 結果 | 前のやり方が残る | 前のやり方を止められる |
順番の決め方
どの業務から手をつけるかは、好みではなく次の3つで決められます。
- 01手作業の時間がいちばん長いのはどこか効果が数字で見えるので、社内の合意を取りやすくなります
- 02間違いが起きて困るのはどこか出荷・請求まわりは、外に影響が出るぶん優先度が上がります
- 03他の業務の入口になっているのはどこか受注のように前工程にあるものを先に整えると、後ろが楽になります
2つの進め方から選ぶ
予算とスケジュールの決まり方によって、向くほうが変わります。
| プロジェクト型 | アジャイル型 | |
|---|---|---|
| 作り方 | まとめて作りきる | フェーズごとに作って出す |
| 向いている | 対象と時期が決まっている | 段階的に導入したい |
| リリース | 完成してから一度 | フェーズごとに何度も |
| 費用 | 対象範囲に応じてお見積り | 月額料金と対応範囲をご提案 |
| 変更 | 調整方法を契約前に決める | 次のフェーズで反映できる |
-
対象も時期も決まっている
- 向く
- プロジェクト型
- 理由
- 範囲が定まるので、まとめて設計できる
-
使いながら見極めたい
- 向く
- アジャイル型
- 理由
- 作って出しながら、次を決められる
-
月々の枠で考えたい
- 向く
- アジャイル型
- 理由
- 月額料金と対応範囲で計画を立てられる
持ち帰っていただきたい3つ
- 枠が決まっているのは、制約であり判断基準でもある「この枠で何を動かすか」という問いに変わるので、優先順位を決めやすくなります。
- 範囲は「前のやり方を止められるか」で決める機能の数ではありません。入力が一本化され、必要な帳票が出て、よくある例外を処理できれば止められます。
- 順番は、時間・間違い・入口の3つで決める3つが同じ業務を指していれば、そこから始めるのが確実です。好みで選ばずに済みます。
予算も時期も未定という段階でも問題ありません。いまの業務と困りごとを伺い、どの進め方が合うかも含めてご提案します。